Obtenir un devis d’interprétation

Obtenir un devis d’interprétation clair et précis est essentiel pour réussir un événement multilingue. Que vous organisiez une conférence internationale, un atelier hybride ou une réunion en ligne, la préparation d’un devis adapté dépend d’informations spécifiques liées à votre projet. Dans cet article, nous explorerons les éléments clés à considérer pour obtenir un devis d’interprétation qui répond parfaitement à vos besoins.

Pourquoi demander un devis d’interprétation ?

Le devis d’interprétation joue un rôle clé pour cadrer et clarifier la traduction des discours d’un évènement multilingue. Il constitue un engagement moral et financier entre le client et l’agence d’interprétation, assurant une transparence totale sur le prix, les délais, et les conditions de réalisation.

S’engager sans devis préalable expose à divers risques, des malentendus peuvent survenir si le projet ou les attentes évoluent, entraînant des frais supplémentaires. L’absence de cadre contractuel rend la résolution des litiges complexe, notamment sur les services fournis ou le respect des délais. Ni le client ni le prestataire ne disposent d’une garantie légale pour défendre leurs intérêts. Cette situation peut entraîner des incompréhensions : le prestataire pourrait ne pas saisir exactement les attentes du client, ce qui pourrait compromettre la qualité du travail et engendrer des insatisfactions. De plus, il y a un risque financier pour le prestataire, qui pourrait rencontrer des difficultés de paiement, et des délais de livraison incertains. En somme, lancer un projet de traduction sans devis, c’est un peu comme sauter sans parachute.

En France, pour que le devis d’interprétation soit conforme aux normes en vigueur, certaines informations obligatoires permettent d’assurer sa clarté et sa validité juridique :

• La mention « Devis » ou « Proposition de prix »
• Les coordonnées du client et du prestataire
• La description précise des services demandés
• La langue source et la langue cible
• Le nombre d’interprètes mobilisés pour chaque langue et la durée de mobilisation
• Un tarif fixe ou une réserve de prix pour les frais de vie des interprètes
• a présence ou non d’un chef de projet interprétation
• La date de validité du devis
• Le détail du matériel préconisé
• Le nombre de techniciens mobilisés et la durée de mobilisation
• Le montant total hors taxes et toutes taxes comprises (HT et TTC) et les conditions de règlement,

Une fois signé, le devis devient un contrat engageant pour les deux parties. Il prévient les malentendus et offre une base solide pour toute réclamation en cas de litige.

Les informations de base pour obtenir un devis d’interprétation

• La langue source et la/les langue(s) cible(s) : Identifiez la langue principale de l’événement (langue source) ainsi que la ou les langues cibles dans lesquelles vous souhaitez l’interprétation.
• La date et les horaires : Il est crucial de spécifier la date et la durée exacte de l’événement. À défaut d’horaires précis, une durée approximative est également utile.
• Le format de l’événement : Est-ce un événement en présentiel, en ligne, ou hybride (à la fois en présentiel et en ligne)? Le format influencent les besoins en matériel et en technicien.
• Le lieu de l’événement : Pour les évènements en présentiel ou hybride, le lieu influence directement les frais de déplacement et d’hébergement des interprètes, du technicien et du chef de projet. Il impacte également les frais d’acheminement du matériel.
• Le thème ou le sujet : La complexité du sujet peut nécessiter des interprètes spécialisés ma^trisant particulièrement un domaine, ce qui peut impacter le devis.
• Le format de l’événement : S’agit-il de conférences, de réunions individuelles, de Comex, de formations, ou de visites guidées ? La nature de l’événement permet de déterminer le profil de l’interprète, le matériel à associer et la logistique.
• Le déroulé envisagé de l’événement : Détailler l’enchaînement des interventions, les lieux concernés, les pauses et toutes ces petites informations que l’agence d’interprétation doit connaître pour répondre à votre besoin.
• Nombre de participants et d’intervenants : Plus le nombre de participants nécessitant de l’interprétation est élevé, plus la logistique devient complexe, notamment en termes de matériel et de personnel.
• Interventions du public : Si les participants sont invités à poser des questions, l’interprétation peut nécessiter une configuration différente, comme l’utilisation de relais linguistiques.
• Enregistrement de l’événement : Précisez si l’événement sera enregistré, et dans quel but. La diffusion des propos interprétés peut exiger des ajustements dans les équipements d’interprétation et entraîner un surcoût lié aux droits d’auteur.

En fournissant ces informations, vous offrez aux prestataires une vue d’ensemble, leur permettant de proposer un devis d’interprétation adapté et détaillé.

Informations spécifiques et complémentaires

Les besoins en interprétation varient selon le format de l’événement : en ligne, hybride ou 100 % présentiel. Voici les éléments spécifiques à chaque format pour obtenir un devis d’interprétation le plus précis possible.

Service d’interprétation 100 % Online

Pour un événement entièrement en ligne, les prestataires d’interprétation auront besoin des informations suivantes :

• Plateforme souhaitée : Indiquez si vous préférez une plateforme spécifique comme Zoom, Webex ou Skype. Certaines plateformes sont mieux adaptées pour les configurations multilingues.
• Salle Zoom fournie : Si vous optez pour Zoom, précisez si le prestataire doit fournir la salle virtuelle ou si vous avez déjà votre propre solution.
• Format de l’événement (réunion ou webinaire) : En fonction de l’interactivité prévue, le mode réunion ou webinaire sera choisi, chaque option ayant des exigences techniques propres.
• Équipement et prestataire technique : Si vous avez un prestataire technique sur place, cela peut simplifier l’organisation et réduire les coûts en matériel.
• Matériel d’interprétation : Si l’interprétation nécessite un matériel spécifique, comme une console d’interprétation ou des valises de chuchotage, précisez-le. Le nombre de langues, de participants et l’interaction entre eux sont déterminants pour le choix du matériel.

Service d’interprétation Hybride

Pour les événements hybrides, où une partie des participants est présente physiquement et d’autres se connectent à distance, certaines précisions s’imposent :

• Présence des interprètes sur place ou à distance : Vous pouvez opter pour une présence physique ou pour une prestation d’interprétation à distance, selon vos préférences et contraintes budgétaires.
• Système de visioconférence : Vérifiez si la salle physique dispose déjà d’un équipement de visioconférence adéquat pour faciliter les échanges entre participants en présentiel et ceux à distance.

Ces détails permettent au prestataire d’interprétation de prévoir le matériel et les ressources nécessaires, en tenant compte des contraintes d’un événement hybride.

Service d’interprétation 100 % Présentiel

Pour un événement totalement en présentiel, les exigences en matière d’interprétation peuvent inclure des détails spécifiques liés au lieu et au matériel sur place :

• Sonorisation de la salle : La présence ou non d’une sonorisation adéquate influencera les besoins en équipement d’interprétation, comme les casques, les micros ou les cabines d’interprétation.

Une configuration bien définie permet aux interprètes d’assurer une prestation de qualité et de répondre aux besoins linguistiques des participants.